Daten &

Mail-Archivierung

DATEN-ARCHIVIERUNG

Wer hat nicht schon vom Papierlosen Büro geträumt...

und ist, wenn er es überhaupt probiert hat, an den komplexen Aufgaben und Abläufen gescheitert.

  - zu kompliziert

  - in unserem Betrieb nicht machbar

  - sowie weitere unzählige Gründe um sich dieser Aufgabe nicht zu stellen.

Im aktuell erzwungenen "Corona-Home-Office" fehlen jedoch die Informationen im Ordner, im Schrank, im Büro. (abgeschlossen)

 

Wäre es nicht toll, all diese Informationen eingescannt, geordnet abgelegt und gesichert zur Verfügung zu haben?

Mit OKM haben wir ein Produkt, dass all diese Ansprüche erfüllen kann.

Ein einfacher Einstieg in ein erschwingliches Dokumenten-Management beginnt mit der Archivierung von alten Datenbeständen.

 

Jederzeit Zugriff auf Word, Exel, oder PDF-Dateien mit Voll-Text-Suche!

Die Dateien sind Gesetzeskonform unveränderbar archiviert, können jedoch jederzeit, gelesen, gedruckt oder als Vorlage für ein neues Dokument verwendet werden. 

Dies ist nur der Einstieg! OKM kann noch viel mehr! Wir informieren Sie gerne.

MAIL-ARCHIVIERUNG

Emails werden seit 2010 in der Schweiz den Urkunden zugeordnet sind deshalb gesetzeskonform, revisionstauglich zu archivieren.

Die Aufbewahrungszeiten sind je nach Typ unterschiedlich. 

Handelsbriefe müssen für 10 Jahre aufbewahrt werden. Geschäftsbücher und Steuerbelege müssen 15 Jahre aufbewahrt werden.

Mails die als Grundlage für einen Geschäftsabschluss gelten müssen ebenfalls mindesten 10 Jahre archiviert werden.

Die unterschiedlichen Vorgaben und Interpretationsmöglichkeiten von Zuordnungen lässt die Meisten zu dem Schluss kommen alle Mails zu archivieren.

Hier wiederum kommt der Datenschutz ins Spiel. Der Betrieb muss nachweisen können welche Daten er im Bezug auf eine Person gespeichert hat.

Unsere Mail-Archivierung löst das Problem!

Alle Mails werden gespeichert und unveränderbar abgelegt.

Eine power-Volltextsuche mit diversen Filtermöglichkeit findet jede Mail im Bezug auf eine Anfrage. 

Eine Auskunft über gespeicherte Daten ist somit schnell und einfach erledigt.

Neugierig? Wir zeigen es Ihnen online auf Ihrem PC!

Kontakt

Tel. 061 303 04 05     -     E-mail: contact@my-office.ch     -     Impressum